Firma per Gmail

25 05 2007

Anche voi usate GMail con la sua comodissima interfaccia web?
Una delle cose che a me dava più fastidio era quella di non poter avere una bella firma, perchè non potevo usare html.

Ora con Firefox e l’estensione
Better Gmail Better GMail (By Gina Trapani) si può!

In pratica troveremo nelle impostazioni di Gmail un flag per abilitare l’html, il resto sta a noi.

La mia ora risulta cosi
La mia firma GMail

Tema ispirato da LifeHacker, mi è sembrata semplice, non troppo invasiva, insomma, l’ideale.





Perchè alzarsi presto la mattina

23 05 2007

Ecco uin altro articolo di questa piccola serie che sto dedicando al GTD e alle sue applicazioni nello svolgimento delle mie attività. Questa volta voglio parlarvi di come, e soprattutto perché, ho deciso di diventare ‘mattiniera’ ed alzarmi presto la mattina.

Se consultate (basta una googolata) altri siti sul GTD troverete una sola opinione dominante a riguardo: alzarsi presto è una delle chiavi della produttività. E troverete anche una serie sconfinata di guide su come riuscirci. Io le ho lette tutte, e in questo articolo c’è il mio metodo, una sorta di scelta tra i vari consigli del web.
Chi si alza presto rende di più, riesce a fare più cose, a farle meglio, ad ottimizzare il tempo, e a trovare anche più tempo per se stessi.

Come al solito cercherò di essere il più concreta possibile, partendo dalla mia esperienza personale.
Premessa:
1) adoro dormire e riesco a dormire ovunque, anche per soli 5 minuti;
2) ho una sveglia biologica piuttosto efficiente, quindi se so di dovermi alzare a una determinata ora, difficilmente mi capita di non svegliarmi in tempo;

Chiarito questo posso dirvi che, con i soliti 30 giorni di pratica, ora il risultato è…
1) mi alzo alle 6.30 del mattino (quando in teoria potrei alzarmi almeno 1 ora e 30 minuti più tardi);
2) ho ripreso l’abitudine della colazione;
3) non passo più mezza mattinata nel tentativo di svegliarmi e non ho sonno perché mi sono alzata presto;
4) non vado a dormire alle 8 la sera per poi alzarmi presto, semplicemente vado a dormire quando ho sonno.

Cosa uso:
1) un mac mini con installato il programma-sveglia Aurora
2) iTunes con una bella playlist dedicata (la mia si chiama, fantasia, wake-up): personalmente consiglio di mischiare un po’ i generi, e mettere sia canzoni tranquille che canzoni un po’ più rock; ad esempio io ho Him, ma anche Moby e Sigur Ros, passando da una Pausini d’annata arrivando ad Apollo 440.
Suggerimento (dato dall’esperienza):
tenere lontano dalla portata di letto e comodino l’Apple Remote. La tentazione di usarlo per uno snooze dell’allarme potrebbe essere forte.

Io ho iniziato a svegliarmi un’ora prima, quindi ora mi alzo alle 6.30; l’obiettivo sono le 5.

Come fare:
1) settare Aurora:
– orario (si può scegliere in quali giorni etc, io consiglio di settare le 6.30 per tutti i giorni della settimana i primi 30 giorni, o almeno quelli lavorativi)
– playlist e volume
– nome dell’allarme (se ne avrete più di uno, magari per il lavoro e per il fine settimana)
– opzione che permetterà ad Aurora di funzionare anche a mac spento (utilissima!!!)
– opzione che permette di riprodurre le canzoni della playlist in ordine o casualmente.
2) Andare a dormire solo quando si ha effettivamente sonno.
Se vado a dormire alle 21 ma passo 3 ore a rigirarmi o a guardare la televisione o a leggere a letto prima di addormentarmi non traggo alcun beneficio. Se sto in piedi fino a quando non ho sonno, sicuramente sfrutto meglio il tempo che ho, e poi quando vado a letto mi addormento subito, e dormo anche meglio.
3) Non pensare.
Cosa può succedere… Può succedere che ci si alzi per fermare l’allarme e.. Si decida di tornare a letto!!!
Il mio metodo per ovviare a questo problema, che ho dovuto affrontare, è stato quello di automatizzare questa azione: aurora che parte -> mi alzo -> spengo l’allarme -> esco dalla camera.
Ho dovuto impegnarmi un po’ per uscire subito e iniziare subito a fare qualcosa, ma dopo una settimana tutto il meccanismo funzionava correttamente.

Personalmente non ho incontrato altre difficoltà.

Perché ti alzi cosi presto?

Perché alzandomi cosi presto ho notato che:
1) riesco a sbrigare molte piccole attività di routine che di solito fatico ad incastrare nel workflow quotidiano ancora prima che siano le 8;
2) riesco a trovare spazio per attività che prima magari non svolgevo per la classica ‘mancanza di tempo’, come, nel mio caso, l’esercizio fisico;
3) la mattina rendo di più: arrivo in ufficio in orario, già perfettamente operativa, sveglia, e prontissima per sfruttare al meglio la parte della giornata notoriamente più produttiva;
4) ho ricominciato a fare colazione, con tutti i benefici che ne derivano. Avevo perso l’abitudine perché il tempo la mattina era quello che era, e poi dicevo sempre ‘al massimo bevo un caffè in ufficio’: peccato che in ufficio avevo troppe cose da fare e il caffè lo bevevo solo alle 10 se non più tardi;

Questi i motivi principali, e questa abitudine, associata ad altre, ha migliorato non solo la mia produttività, ma il mio stile di vita.
Le altre abitudini sono ad esempio il singletasking, e la gestione dei task in GTD Style (quest’ultima sarà oggetto di più post in futuro).





Multitasking: come uscire dal tunnel

14 05 2007

Il titolo del post farà già indisporre qualcuno, ma tutto ha un senso, fidatevi.
Il multitasking è (parlando non in stretto senso informatico) quel metodo di lavoro che prevede di concentrarsi su più attività contemporaneamente, detto in estrema sintesi.
Di solito le persone che seguono questo metodo sono solite avere decine di finestre aperte al pc o al mac, con decine di diversi progetti tutti in lavorazione nello stesso momento.
Dopo un po’ di pratica diventa semplice switchare tra le attività, ma questo metodo di lavoro è il più produttivo possibile?

Molte le opinioni a proposito, la mia esperienza mi porta a rispondere : NO.
Ho semplicemente provato: ho smesso di lavorare in multitasking, ho smesso di seguire i miei task 3/4/5/5+ alla volta.
Da quel momento si, la mia produttività è aumentata.

Un po’ di numeri…
(Fonte NewYork Times)

René Marois (neuropsichiatra della Vanderbilt University) sostiene che il cervello umano non è fatto per pensare a più di una cosa per volta, quindi, già neurologicamente, c’è una contraddizione riguardo al multitasking: il nostro cervello di natura non lo ‘supporta’, per usare un gergo informatico.
Marois ha usato risonanze magnetiche per valutare la risposta celebrale di un gruppo di persone a cui, dopo aver assegnato loro due task sui quali lavorare, venivano mostrati suoni e immagini.
Il risultato è semplice: la reattività delle persone era ottima (non c’era ritardo apprezzabile) nel riconoscimento delle sollecitazioni quando stavano lavorando su un task solo, si valutava un ritardo di almeno 1 secondo quando si lavorava sui 2 task contemporaneamente.

Un altro fattore che va valutato è l’età: l’università di Oxford ha rifatto il test di Marois su gruppi divisi per età: il primo dai 18 ai 21 anni, il secondo dai 35 ai 29.
Non è cosi scontato il risultato. Se il cervello di un giovane può avere una maggior velocità di pensiero, gli adulti hanno una maggior fluidità e una maggior capacità di scelta, di attribuzione di priorità ai vari impulsi ricevuti.
Se un giovane con due task è del 10% più veloce di un adulto, i tempi si equiparano se entrambi i gruppi, nello svolgimento di due task contemporaneamente, subiscono interruzioni o stimoli esterni di vario tipo; in sostanza un giovane di 18 anni potrebbe perdere il 10% della sua velocità di pensiero solo perché lavorando in multitasking fatica maggiormente a gestire i fattori esterni.
Considerando che purtroppo nessuno può totalmente isolarsi dal mondo mentre lavora, se non per brevi momenti, il dato fa riflettere.

I vantaggi concreti

Se i dati però non vi convincono, l’unica vera prova del 9 è il tentativo.
Io posso testimoniare che, da quando ho abbandonato il multitasking, ho trovato due benefici fondamentali:
umore: di molto migliorato, meno nervosismo, meno stress, e meno panico nella gestione dei task. Prima, mentre stavo facendo 10 cose contemporaneamente, vivevo con terrore le possibili interruzioni, che mi avrebbero fatto perdere il filo del discorso, o il dover aggiungere altri task;
più produttività: mi rendo conto che evidentemente la mia produttività è aumentata e migliorata anche qualitativamente. Arrivo a fine giornata con più attività completate (e le ore a disposizione sono sempre quelle), e soprattutto mi rendo conto che, anche se faccio di più, riesco a farlo meglio.

Il workflow del singletasker

La difficoltà più grande che ho incontrato nel mio passaggio da multitasker a singletasker, è stata quella di dover rivedere completamente il mio modo di gestire le attività.
Prima non mi ponevo il problema, sapevo di avere delle cose da fare e sapevo che le avrei iniziate tutte a inizio giornata e chiuse tutte a fine giornata.
Cosa è cambiato:
1) mi sono avvicinata alla ‘filosofia’ del GTD, la quale mi aiuta molto e mi ha dato un metodo di lavoro decisamente più efficace, ma, soprattutto, personalizzabile in ogni suo aspetto alla mia vita e alle mie attività;
2) mi alzo presto: (non mi dilungo nella spiegazione dei motivi per cui mi alzo presto, lascio l’argomento a un post successivo). Mi alzo, faccio quello che devo, e durante o dopo la colazione preparo la mia lista di attività della giornata, facendo attenzione a individuare quelle più importanti (che chiamo banalmente MIT, most important tasks);
3) ho la mia lista, quindi non devo preoccuparmi di nulla, inizio un’attività, ho un obiettivo di completamento della stessa da raggiungere nella giornata, e vado avanti finché non l’ho raggiunto.
Per non annoiarmi sullo stesso task per troppo tempo, posso stabilire obiettivi intermedi, e riprendere poi l’attività più tardi, dopo aver differenziato svolgendo altre attività nel frattempo;
4) le uniche interruzioni consentite (a parte quelle inevitabili, come una telefonata in ufficio che non si può posticipare) sono quelle che non mi occuperanno più di 2 minuti (dalla regola dei 2 minuti del GTD): a ogni interruzioni mi chiedo se posso completare l’incombenza entro due minuti. In caso affermativo procedo, altrimenti gestisco il task incastrandolo nella mia lista in base alla priorità.

Non è facile, almeno per me non lo è stato, iniziare ad organizzarsi cosi dopo una vita e un cervello impostato in multitasking, ma i vantaggi sono davvero notevoli.

Insomma, si può provare, poi il multitasking è sempre li, e si può sempre tornare a quel metodo.
Io consiglio di provare per almeno 30 giorni, che sono un periodo sufficiente per acquisire la necessaria familiarità con le nuove abitudini nel caso si decidesse di continuarle, e non sono un periodo troppo lungo, nel caso in cui proprio non si riuscisse ad essere singletasker.





Remember the Milk… Recensione

2 05 2007

Come ho anticipato solo qualche post fa, sono alla ricerca di un tool online per la gestione dei miei tasks secondo la filosofia del Gtd

Ho provato BackPack, ottimo prodotto se solo le features non fossero a pagamento…
Ora ho provato Remember the Milk.

Parto subito dicendo che il servizio mi piace.
E’ essenziale, senza fronzoli, e noi seguaci del Gtd sappiamo quanto i fronzoli possano essere nocivi 😛
Ha le funzioni che servono per la gestione dei tasks, non ha come Backpack la possibilità di creare liste, pagine, etc., però quello che fa lo fa molto bene.

Di seguito una panoramica delle funzioni.

homeHOME PAGE
Questa è la schermata che appare non appena conclusa la registrazione al sito.
Da qui si raggiungono con estrema facilità tutte le cose che servono…

tasks

ATTIVITA’
Le attività, la parte fondamentale per un tool di gestione in stile GTD…
Sia l’inserimento che la successiva modifica delle attività risultano molto semplici e intuitive.
Si può assegnare una priorità (da 1 a 4), si possono assegnare dei tag, si possono allegare collegamenti a siti internet, specificare (vedremo poi come) delle location, condividere le attività, aggiungere delle note, e stampare i dettagli dell’attività stessa…

contattiCONTATTI
Unica pecca del sevizio secondo me, perchè i contatti inseriti devono per forza essere utenti di Remember the milk. Nel caso lo fossero però la loro gestione è assolutamente veloce e semplice.
notifiche

NOTIFICHE
Altra funzione utilissima!
La possibilità di ricevere notifiche (si decide nelle impostanzioni) praticamente ovunque.
Tramite e-mail, qualsiasi tipo di messenger (da Gtalk, Msn,Yahoo, Skype, etc.), e anche via cellulare (in Italia solo per clienti Vodafone), decidendo anche con quanto anticipo ricevere i promemoria!

location
LOCATION

Powered by Google Maps!
Io utilizzo moltissimi servizi Google, tra cui le mappe, e poter settarele location delle mie attività con lo stesso servizio che uso solitamente, senza dovermi spostare, perchè è tutto integrato nel servizio… Mi sembra una soluzione perfetta! Come dicevo prima ogni location può essere salvata e poi collegata alle attività.
In conclusione, il mio voto per Remember the milk è ottimo, un 9 pieno!
Sicuramente l’impossibilità di creare pagine online mi mancherà rispetto a BackPack, ma penso di poter sicuramente ripiegare su Google Notebook per questo.

So che ci sono anche diverse estensioni e tool di terze parti per ottimizzare l’utilizzo di Remember the milk, mi riprometto di provarli e di farvi sapere qualcosa!





BackPack… Recensione

22 04 2007

Mi chiedevo quale applicazione web potessi usare come centro di raccolta e sincronizzazione dei miei task, che religiosamente annoto e organizzo in GTD Style, ma in formato cartaceo…

Volevo un’applicazione web che diventasse un punto di riferimento per la gestione dei task, che fosse semplice da aggiornare, e che fosse versatile e personalizzabile…

Ho provato BackPack di 37signals.

Screenshot 01

Screenshot 02
Screenshot 03
Dopo qualche screenshot vi do le informazioni fondamentali
1) BackPack è un servizio che permette di gestire online diversi elementi all’interno di pagine, come note, blocchi di testo, liste, links, immagini, files, ‘whiteboards’, che sono una sorta di sandbox, documenti modificabili per tenere traccia di revisioni etc., e reminders (promemoria)
2) BackPack ha una versione free, con limitazioni, e versioni a pagamento, io ovviamente ho testato la versione free.
3) BackPack consente anche nella versione free la scelta sulla condivisione del materiale inserito.

Detto questo, la mia recensione continua con una schematica lista di pro e contro che ho riscontrato.
Pro
1) Servizio agile e semplice da usare
2) Consente di utilizzare quasi ogni tipo di testo (dal testo semplice, alle liste)
Contro
Purtroppo i pro sono solo due…
1) Personalizzabile solo nella scelta del colore del tema, non è possibile importare schemi propri
2) Gli elementi all’interno della pagina (note, liste, etc…) sono visualizzabili solo nell’ordine prestabilito, per cui viene a mancare la possibilità (per me fondamentale) di ordinarli logicamente
3) Le limitazioni dell’account free non sarebbero gravi se si limitassero al solo numero di pagine da creare (5 oltre alla home), ma ad esempio mi viene anche impedito di uppare immagini, o di caricarne da servizi di storage esterni, cosi come per i files! E non ho nemmeno a disposizione il calendario…





Personalizza Gmail

19 04 2007

Ho trovato in questi giorni via LifeHacker due articoli molto belli su come personalizzare al massimo Gmail. Ve li riporto in italiano, e con qualche immagine. Alla fine un suggerimento per i GTD-Maniaci.
Tutte le soluzioni sono valide solo per chi utilizza Firefox.

PERSONALIZZAZIONE TEMA

Grazie a Greasemonkey e uno script, Gmail Super Clean, potrete avere una grafica decisamente più light, e molto carina.
Gmail Super Clean Screenshot via LifeHacker

Istruzioni:
*installare Greasemonkey (scaricabile da QUI)
*installare lo script per Greasemonkey Gmail Super Clean (che trovate QUI)
Il gioco è fatto… Potrete cambiare font (quello di default è Lucida Grande), o anche il logo ad esempio…
Vi avviso anche che io ho un minuscolissimo problema, qualche parola che si sovrappone al box delle label…

Fonte: LifeHacker

UTILIZZO MACRO

Installando una semplice estensione di Firefox, Better Gmail 0.2, potrete avere a disposizione tutta una serie di utilissimi comandi da tastiera, con cui in pratica si può fare tutto, ogni operazione. Bisogna ricordarsi di andare nelle impostazioni di Gmail, e attivare i comandi da tastiera.

Gmail Impostazioni

Better Gmail 0.2 Screenshot

L’estensione la potere installare da QUI
la lista completa degli shortcut a disposizione si può visualizzare premendo ‘h’.

Fonte: LifeHacker

GTD-MANIA

GTDInbox Screenshot

Per i fanatici del GTD consiglio un’ultima estensione Firefox , GTDInbox, utilissima!!!
Installabile QUI

Fonte: pagina ufficiale





Productivity Blogs

16 04 2007

Via Zen Habits un’interessantissima lista di 50 blog che hanno come argomento ‘la produttività’.

Utilissimo per chi segue il discorso e vuole aggiornare la propria lista di feed rss, io ne ho trovati di molto interessanti!