Multitasking: come uscire dal tunnel

Il titolo del post farà già indisporre qualcuno, ma tutto ha un senso, fidatevi.
Il multitasking è (parlando non in stretto senso informatico) quel metodo di lavoro che prevede di concentrarsi su più attività contemporaneamente, detto in estrema sintesi.
Di solito le persone che seguono questo metodo sono solite avere decine di finestre aperte al pc o al mac, con decine di diversi progetti tutti in lavorazione nello stesso momento.
Dopo un po’ di pratica diventa semplice switchare tra le attività, ma questo metodo di lavoro è il più produttivo possibile?

Molte le opinioni a proposito, la mia esperienza mi porta a rispondere : NO.
Ho semplicemente provato: ho smesso di lavorare in multitasking, ho smesso di seguire i miei task 3/4/5/5+ alla volta.
Da quel momento si, la mia produttività è aumentata.

Un po’ di numeri…
(Fonte NewYork Times)

René Marois (neuropsichiatra della Vanderbilt University) sostiene che il cervello umano non è fatto per pensare a più di una cosa per volta, quindi, già neurologicamente, c’è una contraddizione riguardo al multitasking: il nostro cervello di natura non lo ‘supporta’, per usare un gergo informatico.
Marois ha usato risonanze magnetiche per valutare la risposta celebrale di un gruppo di persone a cui, dopo aver assegnato loro due task sui quali lavorare, venivano mostrati suoni e immagini.
Il risultato è semplice: la reattività delle persone era ottima (non c’era ritardo apprezzabile) nel riconoscimento delle sollecitazioni quando stavano lavorando su un task solo, si valutava un ritardo di almeno 1 secondo quando si lavorava sui 2 task contemporaneamente.

Un altro fattore che va valutato è l’età: l’università di Oxford ha rifatto il test di Marois su gruppi divisi per età: il primo dai 18 ai 21 anni, il secondo dai 35 ai 29.
Non è cosi scontato il risultato. Se il cervello di un giovane può avere una maggior velocità di pensiero, gli adulti hanno una maggior fluidità e una maggior capacità di scelta, di attribuzione di priorità ai vari impulsi ricevuti.
Se un giovane con due task è del 10% più veloce di un adulto, i tempi si equiparano se entrambi i gruppi, nello svolgimento di due task contemporaneamente, subiscono interruzioni o stimoli esterni di vario tipo; in sostanza un giovane di 18 anni potrebbe perdere il 10% della sua velocità di pensiero solo perché lavorando in multitasking fatica maggiormente a gestire i fattori esterni.
Considerando che purtroppo nessuno può totalmente isolarsi dal mondo mentre lavora, se non per brevi momenti, il dato fa riflettere.

I vantaggi concreti

Se i dati però non vi convincono, l’unica vera prova del 9 è il tentativo.
Io posso testimoniare che, da quando ho abbandonato il multitasking, ho trovato due benefici fondamentali:
- umore: di molto migliorato, meno nervosismo, meno stress, e meno panico nella gestione dei task. Prima, mentre stavo facendo 10 cose contemporaneamente, vivevo con terrore le possibili interruzioni, che mi avrebbero fatto perdere il filo del discorso, o il dover aggiungere altri task;
- più produttività: mi rendo conto che evidentemente la mia produttività è aumentata e migliorata anche qualitativamente. Arrivo a fine giornata con più attività completate (e le ore a disposizione sono sempre quelle), e soprattutto mi rendo conto che, anche se faccio di più, riesco a farlo meglio.

Il workflow del singletasker

La difficoltà più grande che ho incontrato nel mio passaggio da multitasker a singletasker, è stata quella di dover rivedere completamente il mio modo di gestire le attività.
Prima non mi ponevo il problema, sapevo di avere delle cose da fare e sapevo che le avrei iniziate tutte a inizio giornata e chiuse tutte a fine giornata.
Cosa è cambiato:
1) mi sono avvicinata alla ‘filosofia’ del GTD, la quale mi aiuta molto e mi ha dato un metodo di lavoro decisamente più efficace, ma, soprattutto, personalizzabile in ogni suo aspetto alla mia vita e alle mie attività;
2) mi alzo presto: (non mi dilungo nella spiegazione dei motivi per cui mi alzo presto, lascio l’argomento a un post successivo). Mi alzo, faccio quello che devo, e durante o dopo la colazione preparo la mia lista di attività della giornata, facendo attenzione a individuare quelle più importanti (che chiamo banalmente MIT, most important tasks);
3) ho la mia lista, quindi non devo preoccuparmi di nulla, inizio un’attività, ho un obiettivo di completamento della stessa da raggiungere nella giornata, e vado avanti finché non l’ho raggiunto.
Per non annoiarmi sullo stesso task per troppo tempo, posso stabilire obiettivi intermedi, e riprendere poi l’attività più tardi, dopo aver differenziato svolgendo altre attività nel frattempo;
4) le uniche interruzioni consentite (a parte quelle inevitabili, come una telefonata in ufficio che non si può posticipare) sono quelle che non mi occuperanno più di 2 minuti (dalla regola dei 2 minuti del GTD): a ogni interruzioni mi chiedo se posso completare l’incombenza entro due minuti. In caso affermativo procedo, altrimenti gestisco il task incastrandolo nella mia lista in base alla priorità.

Non è facile, almeno per me non lo è stato, iniziare ad organizzarsi cosi dopo una vita e un cervello impostato in multitasking, ma i vantaggi sono davvero notevoli.

Insomma, si può provare, poi il multitasking è sempre li, e si può sempre tornare a quel metodo.
Io consiglio di provare per almeno 30 giorni, che sono un periodo sufficiente per acquisire la necessaria familiarità con le nuove abitudini nel caso si decidesse di continuarle, e non sono un periodo troppo lungo, nel caso in cui proprio non si riuscisse ad essere singletasker.